Einmal im Jahr flattert vielen Mietparteien die Nebenkostenabrechnung ins Haus, und regelmäßig zeigt sich in der Praxis, dass ein erheblicher Anteil dieser Abrechnungen fehlerhaft ist. Das kann formale Gründe haben, etwa eine verpasste Abrechnungsfrist, oder inhaltliche, wie falsch verteilte Kostenpositionen. Wer die häufigsten Fehlerquellen kennt, kann seine eigene Abrechnung gezielter prüfen und im Zweifel begründet widersprechen, ohne gleich einen Rechtsstreit anzustreben.
Formale Anforderungen an die Abrechnung
Vermieterinnen und Vermieter müssen die Betriebskostenabrechnung grundsätzlich spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen, andernfalls können Nachforderungen in der Regel nicht mehr geltend gemacht werden. Die Abrechnung muss zudem nachvollziehbar aufgebaut sein: Sie sollte den Abrechnungszeitraum, die Gesamtkosten je Kostenart, den angewendeten Verteilerschlüssel sowie die bereits geleisteten Vorauszahlungen klar ausweisen. Fehlt eine dieser Angaben oder ist die Berechnung nicht nachvollziehbar, kann das ein formaler Mangel sein.
Typische inhaltliche Fehlerquellen
Neben formalen Mängeln treten in der Praxis vor allem inhaltliche Fehler auf. Häufig werden Kostenpositionen umgelegt, die gar nicht umlagefähig sind, etwa Verwaltungskosten oder Reparaturaufwendungen, die eigentlich zu den nicht umlagefähigen Instandhaltungskosten zählen. Auch falsche Verteilerschlüssel, etwa eine Verteilung nach Wohneinheiten statt nach Wohnfläche, obwohl der Mietvertrag etwas anderes vorsieht, tauchen regelmäßig auf. Ebenso kommt es vor, dass Kosten für leerstehende Einheiten unzulässig auf die übrigen Mietparteien umgelegt werden, was grundsätzlich zulasten des Vermieters gehen sollte.
- Frist von zwölf Monaten nach Abrechnungszeitraum prüfen
- Verteilerschlüssel mit dem Mietvertrag abgleichen
- Nicht umlagefähige Kostenarten identifizieren
- Vorauszahlungen und tatsächliche Kosten gegenrechnen
- Belegeinsicht beim Vermieter aktiv einfordern
Belegeinsicht als wichtiges Recht
Mieterinnen und Mieter haben das Recht, die der Abrechnung zugrunde liegenden Belege einzusehen, etwa Rechnungen von Versorgern oder Dienstleistern. In der Praxis empfiehlt es sich, konkret um einen Termin zur Belegeinsicht zu bitten und dabei auffällige Positionen gezielt zu hinterfragen. Wer Unstimmigkeiten feststellt, sollte innerhalb der Einwendungsfrist von in der Regel zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung schriftlich widersprechen und die beanstandeten Punkte konkret benennen, statt die Abrechnung pauschal zurückzuweisen.
„Eine sorgfältige Prüfung der Nebenkostenabrechnung lohnt sich, da Fehler bei der Kostenverteilung in der Praxis keine Seltenheit sind.“— Deutscher Mieterbund
Wann sich rechtlicher Rat lohnt
Bei kleineren Differenzen lässt sich oft im direkten Gespräch mit der Hausverwaltung eine Klärung erzielen. Bei größeren Summen oder wiederholt auffälligen Abrechnungen kann es sinnvoll sein, die Unterlagen von einer Mietervereinigung oder einer auf Mietrecht spezialisierten Anwaltskanzlei prüfen zu lassen. Die Kosten dafür stehen häufig in einem vernünftigen Verhältnis zu möglichen Rückerstattungen, insbesondere wenn über mehrere Jahre hinweg vergleichbare Fehler aufgetreten sind.
